היכרות עם הכלי המושלם – מערכת לניהול משימות קליקאפ ClickUp
קליקאפ היא פלטפורמת ניהול משימות עם ממשק נקי וחינמי, המציעה מגוון יכולות לעבודה בצוות או ביחיד, מתאימה לארגונים וצוותים קטנים, לאנשים המנהלים עסק קטן של אדם אחד או עסקים בינוניים, לניהול לקוחות, ניהול משימות וכו’. השימוש בקליקאפ מאפשר בקרה וכלים לקבלת תוצאות טובות יותר עבור הפרוייקטים. יש אפשרויות רבות ואופציות לנהל מידע, אפשר לנהל כאן מיני CRM אפשר לנהל כאן פרוייקטים, אפשר לעקוב באמצעותה על ההתקדמות שלנו לצרכי פיתוח עיסקי ועוד.
מערכת ניהול נוחה, שהיא כלי לניהול משימות ופרוייקטים, נוכל לראות כמה משימות ביחד בצורה מרוכזת או כמה פרוייקטים ביחד. אפשר לנהל כאן משימות בסגנון To do list. אפשר להעלות מסמכים ולתעד דברים. תזכורות, מטרות, ניהול זמנים.
3 שימושים עיקריים ל ClickUp
- ניהול משימות
- ניהול פרוייקטים
- טבלאות נתונים ודוחות
בכל משימה ניתן לרשום הערות, לתייג משתמשים בעלי הרשאות כדי שיראו תגובות אצלם ולהגיב בחזרה, להקצות משימות, לשנות סטטוסים, אפשר להוסיף תתי משימות ולסמן אותם או לבצע הקצאה, אפשר לנהל רשימת צ’קליסט עם קישורים רלוונטים, ברגע שנסמן אותם ב v הן יסומנו בקו מחיקה, ניתן להוסיף קבצים. בהנחה ובניתם משימה מושלמת והשקעתם בתתי משימות וצ’קליסט יש אפשרות לשמור את כולה כטמפלט. אפשר לבחור רק את תתי המשימות כטמפלט או כל איזור אחר במשימה לפי הצורך.
איך נרשמים לקליקאפ ClickUp?
ההרשמה למערכת ניהול משימות של קליקאפ פשוטה אין צורך בפרטי אשראי. כל מה שתתבקשו לצורך הרישום זה שם משתמש אימייל וסיסמא.
לאחר מכן תקבלו מייל עם קוד אימות ותמלאו שאלון קצר להגדרה ראשונית ויאללה בלגאן! (או יותר נכון החל מרגע זה עובדים מסודר!).
משתמש יכול ליצור בסיס, לתכנן ולתזמן את המשימות. לרוב בצוותים קטנים עם מעט משתמשים מספיקה התוכנית החינמית, פשוט התחילו ותוך כדי תנועה תוכלו להבין אם יש לכם צורך בתוכנית אנלימיטד- בכל מקרה הסכום זעום מבחינת עלות מול תועלת, לבחירתכם האישית בהתאם לצרכים הנדרשים בעסק.
בלחיצה על הקישור תוכלו לפתוח בעצמכם מיני מערכת crm לניהול הלידים שלכם מתנועה אורגנית ולידים מקמפיין ממומן מדפי נחיתה לדוגמא. וניהול יעיל של משימות העסק – רישום לקליקאפ קישור אפילייאט, פרגנו לי 🙂
הרעיון המרכזי של קליקאפ בנוי על היררכיה עם 3 רמות:
- רמת הספייס – לכל חברה יש מרחב עבודה שנקרא workspace (שם חיבה space), שם יהיו לדוגמא כל הפרוייקטים של הלקוח, מיני CRM לניהול לידים ועוד, יש הפרדה בין ספייס לספייס. לכל אחד מהספייסים ניתן להגדיר שדות משלו, סטטוסים משלו, אוטומציות, חוקיות משלו וניתן לתת הרשאות ברמת הספייס.
- רמת הפולדר – בתוך כל אחד מהספייס space יש תיקיות folders.
- רמת הליסט – בכל תיקיה יש רשימות list שזו בעצם רשימת המשימות שלנו. כאן נגדיר את השדות, את הסטטוסים של המשימות, ונעדכן את הנתונים. ליד כל רשימה נוכל לראות כמה משימות יש לנו. אפשר להגדיר משימות שיסגרו, אפשר לבחור אם לשמור בארכיון לשימוש עתידי. או להציג רק את המשימות הפתוחות.
היתרונות בשיטה ההיררכית בקליקאפ
ישנן מספר יתרונות משמעותיים שההיררכיה מאפשרת לנו לדוגמא:
- ברמת ההרשאות, כשניתן הרשאות למשתמש נוכל לתת הרשאה לכל אחד מהם הספייס, הפולדר או הליסט. לכן כדאי כבר בשלב התכנון להתייחס לנוחות שלנו במתן הרשאות למשתמשים לניהות משימות.
- נוכל להגדיר סטטוסים ברמת הספייס ואלו יהיו על הפולדרים והליסטים או לחילופין
- אוטומציות, במידה ונגדיר על הספייס כל התיקיות והרשימות יוכלו להנות מהאוטומציה. אם נכיל על הפולדר אז כל הרשימות שבתיקיה יהנו מהאוטומציה הזאת ואם נכיל על רשימה ספציפית לא נוכל להשתמש באוטומציה הזאת לרשימות אחרות.
לדוגמא אם פתחנו ספייס לקוחות אז לכל לקוח נפתח תיקיה ולכל תיקיה נפתח רשימות לפרוייקטים של אותו לקוח. או משימות לפי העניין והנוחות. בתוך כל בסיס נפתח תיקיות ובכל תיקיה ננהל רשימות. ההגדרות שנבצע מבחינת אוטומציות יהיו מעל והן יהיו מוכלות לאורך ההיררכיה למטה.
מצאת משהו שאהבת?
לחיצה על הכפתור ונתקדם
סוגי התצוגה של הנתונים בקליקאפ
בכל רשימה ניתן לנהל תצוגות שונות, תצוגת לוח קאנבן, תצוגת טבלה, תצוגת לוח שנה, גאנט, טיים ליין, יש תצוגה של workload שבעצם מאפשר לי לראות אם אחד העובדים מועמס בהרבה עבודה וניתן להעביר למשתמש אחר שהוא פחות עמוס. (חלקם בתשלום אך הרוב קיים בחינמי) ועוד בהתאם לנוחות המשתמש, ניתן להציג את אותה משימה ברשימות שונות. ניתן להציג בגרופ כלומר, לאגד לפי סטטוסים, הקצאות, תאריכים וכו’. נניח אם נציג לפי הקצאות נוכל להעביר משימה בין המשתמשים וכך לבצע שינוי בהקצאה. (אגב לכל משימה ניתן להקצות מספר אנשים כך שכל מי שהמשימה הוקצאה לו יוכל לראות אצלו את המשימה)
בתפריט העליון תחת המילה show ניתן להגדיר עוד סוגי פילטורים לדוגמא להציג רק משימות סגורות, או רק משימות שלא שייכו אותם לסטטוס ועוד מבחר אפשרויות נוספות. (אגב נכון לרגע כתיבת המאמר לא ניתן לפלטר נוסחאות)
ניתן לקבוע סוגי תצוגות. לבסיס, יש בסיס הכל שמציג את כל הבסיסים בדשבורד אחד וכך ניתן לראות ניהול משימות להיום להיות מכמה בסיסים שונים בחתך רוחבי. יש אפשרות לפלטר ולהציג את המשימות הרלוונטיות כמו לדוגמא להציג רק משימות שהן להיום, או שהסטטוס שלהם הוא כזה או אחר וכו’
דוגמאות לסוגי תצוגות
- תצוגה שיכולה להתאים לצוותים היא תצוגת BOX בה ניתן לראות בכרטיסים כל איש צוות והמשימות שלו באופן מרוכז ולהבין את ההספק ואם יש צורך בהעברת משימות או הקצאה למשתמשים נוספים, נוח מאוד לזיהוי עומס וחלוקה נכונה ויעילה של העבודה.
- תצוגת לוח שנה מאפשרת לראות את כל המשימות לפי חודש, שבוע, יום.
- בתצוגת גאנט נוכל לראות את הטיימליין של הפרוייקט וביצוע המשימות והתלות בין המשימות להמשך סיום הפרוייקט.
- בתצוגת טבלה נוכל לראות את הנתונים בצורה טבלאית כמו באקסל רק הרבה יותר חכם ודינאמי.
- בתצוגת טיימליין נוכל לראות במבט על את הפרוייקט לבדוק איפה יש חפיפה בין המשימות ולחלק לפי קבוצת משימות.
- בתצוגת workoload נוכל לראות איפה יש לנו עומסים ולנהל את המשאבים שלנו בהתאם.
- בתצוגת activity נוכל לראות יומן עדכונים סוג של מלשינון על כל מה שביצעתי או הצוות ביצע
- בתצוגת מפה נוכל לראות כל משימה שנעזרת בשדה מותאם של מיקום מתאים בעיקר לסניפים וסוכנים
- תצוגת הטמעה imbed נוכל להציג google sheet לדוגמא ממש בתוך קליקאפ
- בתצוגת mindmap ניתן לראות את הפריסה של המשימות בפרוייקט בצורת ענפים בלחיצה על הפלוס נוכל לראות את המשימות שמרכיבות את הפרוייקט והסטטוסים שלהם באופן נוח
- תצוגת צ’אט – מאפשרת לנהל פורום תגובות, כמו רשת חברתית שכל בעלי ההקצאה לתיקיה/ לרשימה/ למשימה יוכלו לראות ולהתכתב ולהתייעץ בינהם. אפשר לנהל מספר צ’אטים עם נושאים שונים
כפי שניתן להבין יש הרבה סוגי תצוגות, תוך כדי תנועה תוכלו להבין איך הכי נוח לכם לצפות בנתונים, המערכת גמישה ויכולה לענות לכל הצרכים וההרגלים שלכם ממערכות קודמות שכבר התרגלתם לתצוגת הנתונים שלהם. בניהול צוותים תוכלו לבחור בMe mode שזה בעצם מאפשר לראות רק את המשימות שלי
סטטוסים לניהול המשימות
- המשימות הפעילות active statuses (דוגמא משימות בהמתנה/ רעיונות, משימות בטיפול, משימות לביצוע היום וכו’)
- המשימות שטופלו/הושלמו done statuses
- המשימות שנסגרו closed statuses
ניתן לשנות את שמות הטטוסים, לשנות צבעים, לגרור אותם, ניתן להוסיף סוגי סטטוסים נוספים. ההחלטה לגבי סוגי הסטטוסים המתאימים קשורה לסוג העסק ובהקשר לאופן ההתנהלות שלו.
מה כדאי לדעת לפני שמתחילים את העבודה עם מערכת קליקאפ ClickUp?
רגע לפני שמתחילים יש דברים שמאוד חשוב לדעת כדי לבנות את הדברים נכון , אם נבנה בהיררכיה לא נכונה אנחנו נעשה את אותה עבודה שוב ושוב וכדי לתקן נצטרך להקים את השדות שוב מחדש ולהכיל אותן אחורה, לכן רגע לפני תיצרו לכם את ההיררכיה באופן ויזואלי על דף ומשם תמשיכו.
היכרות עם הדשבורד של קליקאפ
בצד שמאל נראה סרגל צד המכיל את הבית, הבית מכיל את המידע הרלוונטי שדורש התייחסות להיום ממבט על, משימות, התראות שתוייגתי בהן.
מתחת לבית יש לנו התראות – שם נראה את כל התיוגים שעשו לנו התגובות שקיבלנו על המשימות
פולס puls נותן תמונת מצב על משימות שעובדים עליהם
גולס – Goals – הגדרת מטרות שיתעדכנו באופן אוטומטי
ספייסז – spaces המקום בו אנו ננהל את כל הדברים
דשבורד נועד בעיקר להציג באופן ויזואלי של כל מה שקורה בספייסים
מסמכים – docs נוכל להציג שם את כל המסמכים
מצאת משהו שאהבת?
לחיצה על הכפתור ונתקדם
אוטומציה בקליקאפ ClickUp
ניתן להעזר באוטומציות מובנות עבור כל אחת מהתצוגות ובנוסף ניתן להשתמש באופציה מתקדמת יותר עם API, יש מגוון רחב להתממשקות עם אפליקציות אחרות. קליק אפ מציעה אפשרות לאינטגרציות באמצעות INTEGROMAT ונותנת ממשק API בכל הקשור לעבודה ללא תלות במפתחים.
האוטומציות מאוד פשוטות וקלות להבנה. כשקורה משהו אז תבצע משהו. trigger & action.
ניתן לבצע אוטומציות שמוציאות מידע לדוגמא אימייל, קלדנדלי, טווילו וכו’.
האם יש הגבלה במספר האוטומציות שניתן להפעיל בקליקאפ?
ישנה הגבלה במספר האוטומציות, אם נלחץ למעלה על כפתור האוטומציות ושוב על אוטומציות פעילות נוכל לבדוק את הניצול, בחשבון החינמי יש 1000 אוטומציות וניתן להוסיף אוטומציות נוספות. כמובן שכדאי לבדוק עלות מול תועלת מול מערכות נוספות כמו אינטגרומט או זאפייר. לכן לא תמיד משתלם להוסיף אוטומציות נוספות. בחלק מהמקרים שווה לשקול שילוב של כמה מערכות שיכולות להוזיל משמעותית. אפשרות טובה היא לבצע סנריו באינטגרומט שמושך את המידע מקליקאפ ואז אנחנו לא מבזבזים אוטומציה בקליקאפ כי אנחנו מטריגים מתוך המערכת של אינטגרומט.
פעולות נוספות שניתן לבצע:
- חיבור למייל – ניתן לסנכרן בין המיילים השונים והיומנים, המשימות יופיעו לנו גם ביומן, יש תוסף נוח לכרום ליצירת משימה.
- מסמכים – ניתן ליצור מסמך שמשותף לכל בעלי ההרשאה שמתנהל כמו google doc אפשר לצרף תמונות ולהטמיע טקסטים
- יבוא משימות ממערכות שונות לתוך קליקאפ clickup
- ניתן לבצע סינכרון או העלאה של משימות או לייבא רשימות ללא צורך ליצור את הכל מאפס.
- ניתן לבצע מעקב על שעות העבודה
- טבלאות אקסל – לכל היוזרים שהתרגלו לעבוד על המשימות עם טבלאות אקסל או google sheets קליקאפ נותנת פתרון מעולה בתצוגת טבלה.
חברות המעסיקות סוכנים ונהגים יכולות להיעזר בתצוגת מפה וכך לקבל דיווח על המיקום. או במידה ויש מספר סניפים נוכל לחבר את הלקוח לסניף הרלוונטי על פי המפה
סוגי השדות המותאמים שניתן להוסיף בעמודות:
בעמודות ניתן להוסיף שדות מסוג דרופדאון, כסף, מספר, איזור טקסט, טקסט, נוסחא, צירוף קבצים, תגיות וכו’. באופציה של show /hide נוכל להשתמש בכל השדות הקיימים או בשדות המערכת לדוגמא time tracked לניהול הזמן בכל משימה (כמו לדוגמא toggle, רק שזה מובנה בתוך המערכת של קליקאפ).
שדות לדוגמא שנוכל להוסיף:
- הקצאה ליוזר
- תאריך סיום
- העדפות
- מעקב זמנים
- הערכת זמן (מובנית במערכת)
- תאריך שיחה אחרונה
- תאריך פולואפ
- סוג שירות/ מוצר
- איש קשר
- חשבונית מס/ קבלה
- הצעת מחיר
- תשלום לעובד
- רווח (שדה חישובי – שימו לב לא ניתן לפלטר שדה נוסחא)
- שדה טלפון
- שדה התקדמות של המשימה
- שדה מקור הליד, לדוגמא מדף נחיתה של העסק, מכרטיס הביקור של העסק
למה כדאי לבחור מערכת ניהול של קליקאפ ClickUp?
- ממשק נקי נעים ולא מסובך
- לא דורש הרבה הטמעה (תלוי במורכבות)
- תמיכה מעולה פתרון קל וזמין
- מחיר נמוך תוכנית שנתית עם 5-7 יוזרים ולכל אחד יש אפשרות להזמין 5 אורחים בחינם (חצי מחיר ממאנדי) התוכנית החינמית מאוד רחבה וברוב המקרים מספיקה.
- ניהול הרשאות שמאפשר לתת לאורחים והמשתמשים גישה לנתונים מבלי לחשוף חלק מהמידע כמו תימחור לדוגמא
חברות מתחרות לקליקאפ
קליקאפ היא מתחרה מאוד ישירה עם חברות נוספות מוכרות כמו מערכת מאנדיי (Monday) מערכת טרלו (Trello) במערכת ג’ירה – jira, מערכת FIXDIGITAL מבחינת אוטומציות הקליקאפ איטי לעומת מאנדיי ששם הדברים קורים מאוד מהר, אך חשוב לזכור שהמחיר הוא בערך חצי ממאנדיי, מעבר לכך ניתן ממש לנהל מיני CRM מושלם בקליקאפ בנוסף לניהול משימות.
מתאים לכם לנסות? דריכת רגל בעולם האוטומציה – ליחצו למעבר לרישום חינמי בקליקאפ ClickUp
מצאת משהו שאהבת?
לחיצה על הכפתור ונתקדם